スキャン機能

オフィスで導入されることの多いコピー機は、複数の機能を搭載した複合機であることが一般的で、様々な機能を使って、業務をよりスムーズに行えるようにします。基本となるコピー機能は当然として、それ以外の機能では、プリンタ機能やファックス機能を使うことが多いようですが、それ以外の機能だとスキャン機能も搭載している複合機が多いです。スキャン機能は、紙媒体のデータを画像データとしてPCに送り、様々な加工やデータ化した情報を保存したりすることが出来ます。

スキャン機能を業務上で使う機会は、PC上で作業する際に出てきます。例えば紙媒体で受け取った資料を、髪のまま残していたのでは補完スペースがかさばるので、より見やすくするためにスキャナー機能で画像データとして保存すれば、保管スペースを節約できるだけでなく、データを共有することで、他の方もPCから資料を確認することが出来ます。また資料作成の際、使用する画像などを書籍などから持って生きたいときも、スキャナー機能を使用することで簡単に仕上げられます。

スキャナー機能をはじめとする複合機の性能は高く、様々な目的で利用されていますが、どの機能も正しい使い方が出来ているとは限りません。なんとなく動かしているせいで、本来とは異なる手順で使用して、余計な印刷費をかけてしまったり、失敗したときの紙の廃棄分の費用を用意しなければならなくなったりと、色々な問題を起こすこともあります。そうした事態を起こさないためにも、各機能については正確に把握しておきましょう。

プリンタ機能

オフィスで導入されるコピー機は、必ずといっていいほど他の機能が組み込まれている複合機となっており、業務必要な紙に関する業務の大半で使用することになります。特に最近多いのがプリンタ機能を使うケースで、PCで作成した資料や書類を印刷して紙媒体として用意することが出来ます。最近は全てデータ管理にしようという動きも見えますが、現時点でその通りに全ての企業が動くことは無いでしょう。

オフィスにおけるプリンタ機能は、様々な場面で役立ちます。PC上で作成した資料を、指定されているサイズで印刷して、様々な契約に使用する書類として用意したり、データだけ伝資料を保管せず、一定期間はデータ化して、直近の情報だけ紙媒体で残しておくといった具合に、近くの情報を紙媒体からでも参照出来るようにして、それ以外の使わない資料をデータ化して処分されないようにしつつ、保管スペースを確保したりと、他にも色々な使い方ができます。

昨今のオフィスの業務風景を見ると、プリンタ機能が非常に重要であることが分かります。その機能に異常が起きると、それこそ仕事が出来なくなるくらい大きなトラブルにつながりかねないので、もしもの事態を起こさないためにも、基本的な機能は抑えておいて、今後の仕事に支障が無いかどうか、説明書などでトラブルが起きたときの対処法などを確認しておくと、いざというときも早く対処できます。

コピー機能について

コピー機を使うのであれば、当然コピー機能を使うことになりますが、最近は複合機となっているコピー機が一般的なので、業務の内容によってはコピー機能を使うよりも、それ以外の機能のほうが多く使うことが多くなることがあります。その場合でもコピーは資料作成などで使うことになるかと思いますが、コピーの仕方によっては、印刷時に紙やインクを無駄にしてしまうことが多いので、そうした自体が起きないように、正しいコピーの仕方について前もってチェックしておきましょう。

コピー機を使用する際は、コピーする印刷物の内容をチェックしておきましょう。白黒の資料をカラー印刷してもインクやトナーを無駄にすることが多いので、白黒コピーにするように設定する必要がありますし、コピー機の機能によっては、一枚の紙に2ページ分の内容をコピーする集約コピーや、表面と裏面の両方を同時にコピーできるカードスキャン機能など、他にも色々な機能を搭載しているので、利用している複合機の説明書などを確認して、具体的にどのような機能を使えるかチェックしてみてください。

コピー機は必ずといっていいほど仕事で使うものなので、早いうちから使い方を身につけておく必要があります。特に新規にコピー機を導入する場合は、使い慣れないうちに実務に導入することも多く、トラブルが起きたときに対処できないこともあるので、最低限説明書を熟読して、問題が起きないように気をつけるようにしてください。

コピー機の機能

オフィスで使用することになる機材はたくさんありますが、やはりコピー機は無くてはならない存在として、必ず導入される機材として知られています。最近はPC上で作業を行うことが増え、重要な書類もデータでやり取りしようという動きも見られつつありますが、まだまだ紙の書類の需要は大きく、様々な場面で紙の書類を用意しなければなりませんし、紙媒体での資料作成なども必要です。そうした業務を円滑に進めるためにも、コピー機は必ず導入することになるでしょう。

コピー機の機能は当然コピーですが、オフィスで使われているコピー機は複数の機能を搭載した複合機であることが当たり前なので、コピー機を使う際は、同時に他の機材の使い方についても知っておく必要があります。具体的にはプリンタやファックス、スキャンといった機能が使われることが多いので、初めてコピー機を導入する際は、どのように機能を使うのか前もって調べておくのをおススメします。

コピー機は書類の作成に始まり、資料作成やファックスの送信など、様々な機能を使用します。PC上で作った書類を印刷して書類を作成したり、資料作成の際には印刷サイズを変更したり、資料の枚数にあわせて一度に大量にコピーを行ったりと、様々な作業を行えるように作られていますが、実際に使うとトラブルが起きることも多いので、コピー機を使用する際は、各機能を正常に使用出来るかどうかも、前もって調べておいたほうが、本格的に業務を行う前にトラブルを改善しやすくなります。