スキャン機能

オフィスで導入されることの多いコピー機は、複数の機能を搭載した複合機であることが一般的で、様々な機能を使って、業務をよりスムーズに行えるようにします。基本となるコピー機能は当然として、それ以外の機能では、プリンタ機能やファックス機能を使うことが多いようですが、それ以外の機能だとスキャン機能も搭載している複合機が多いです。スキャン機能は、紙媒体のデータを画像データとしてPCに送り、様々な加工やデータ化した情報を保存したりすることが出来ます。

スキャン機能を業務上で使う機会は、PC上で作業する際に出てきます。例えば紙媒体で受け取った資料を、髪のまま残していたのでは補完スペースがかさばるので、より見やすくするためにスキャナー機能で画像データとして保存すれば、保管スペースを節約できるだけでなく、データを共有することで、他の方もPCから資料を確認することが出来ます。また資料作成の際、使用する画像などを書籍などから持って生きたいときも、スキャナー機能を使用することで簡単に仕上げられます。

スキャナー機能をはじめとする複合機の性能は高く、様々な目的で利用されていますが、どの機能も正しい使い方が出来ているとは限りません。なんとなく動かしているせいで、本来とは異なる手順で使用して、余計な印刷費をかけてしまったり、失敗したときの紙の廃棄分の費用を用意しなければならなくなったりと、色々な問題を起こすこともあります。そうした事態を起こさないためにも、各機能については正確に把握しておきましょう。

プリンタ機能

オフィスで導入されるコピー機は、必ずといっていいほど他の機能が組み込まれている複合機となっており、業務必要な紙に関する業務の大半で使用することになります。特に最近多いのがプリンタ機能を使うケースで、PCで作成した資料や書類を印刷して紙媒体として用意することが出来ます。最近は全てデータ管理にしようという動きも見えますが、現時点でその通りに全ての企業が動くことは無いでしょう。

オフィスにおけるプリンタ機能は、様々な場面で役立ちます。PC上で作成した資料を、指定されているサイズで印刷して、様々な契約に使用する書類として用意したり、データだけ伝資料を保管せず、一定期間はデータ化して、直近の情報だけ紙媒体で残しておくといった具合に、近くの情報を紙媒体からでも参照出来るようにして、それ以外の使わない資料をデータ化して処分されないようにしつつ、保管スペースを確保したりと、他にも色々な使い方ができます。

昨今のオフィスの業務風景を見ると、プリンタ機能が非常に重要であることが分かります。その機能に異常が起きると、それこそ仕事が出来なくなるくらい大きなトラブルにつながりかねないので、もしもの事態を起こさないためにも、基本的な機能は抑えておいて、今後の仕事に支障が無いかどうか、説明書などでトラブルが起きたときの対処法などを確認しておくと、いざというときも早く対処できます。